ออกแบบกิจกรรมอย่างไรให้สนุก เคารพความแตกต่าง และเชื่อมโยงกับเป้าหมายการเรียนรู้
สำหรับฝ่าย HR ผู้บริหาร และผู้รับผิดชอบจัดกิจกรรมองค์กร คำถามสำคัญก่อนเลือกกิจกรรมละลายพฤติกรรมคือ กิจกรรมนี้ช่วยให้คนพร้อมเรียนรู้และทำงานร่วมกันอย่างไร ความคึกคักอาจทำให้ห้องอบรมมีชีวิตชีวา แต่ผู้จัดควรอธิบายได้ด้วยว่า ผู้เข้าร่วมจะได้รับอะไร และมีทางเลือกในการมีส่วนร่วมเพียงใด
บางคนสนุกกับการเต้น บางคนชอบพูดคุยกลุ่มเล็ก ขณะที่บางคนต้องใช้เวลาสังเกตก่อนเริ่มมีส่วนร่วม การออกแบบที่เคารพความแตกต่างจึงควรเปิดพื้นที่ให้คนเข้าร่วมได้หลายวิธี โดยเชื่อมทุกกิจกรรมกับวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
กิจกรรมละลายพฤติกรรมมีหน้าที่อะไร
ในบทความนี้ กิจกรรมละลายพฤติกรรม หรือ Ice Breaking หมายถึงกิจกรรมช่วงต้นที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วม ทำความรู้จัก ผ่อนคลาย และเตรียมพร้อมสำหรับการเรียนรู้ ส่วน Team Building เป็นกระบวนการพัฒนา การทำงานร่วมกัน โดยกำหนดเป้าหมาย เช่น การสื่อสาร การประสานงาน หรือการตัดสินใจของทีม กิจกรรมสั้น ๆ อาจเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการสร้างทีมได้ แต่การที่ทุกคนหัวเราะหรือเต้นพร้อมกัน ยังไม่ใช่หลักฐานเพียงพอว่าทีมจะทำงานร่วมกันดีขึ้น ผู้จัดต้องพิจารณาสิ่งที่ผู้เข้าร่วมได้ฝึก และเปิดโอกาส ให้นำบทเรียนกลับไปเชื่อมกับงาน
เต้นได้เมื่อเหมาะกับกลุ่มและเปิดให้เลือก
การเต้นหรือการเคลื่อนไหวสามารถเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมได้ หากเหมาะกับบริบทและผู้เข้าร่วม สิ่งที่ต้องพิจารณาคือความพร้อม ข้อจำกัดทางร่างกาย ความสะดวกใจ และวิธีที่วิทยากรเชิญชวนให้เข้าร่วม
หากใครไม่สะดวกเต้นแล้วถูกเรียกชื่อผ่านไมโครโฟน ถูกแซว หรือถูกกดดันจากทั้งกลุ่ม คำว่าเข้าร่วมโดยสมัครใจ ก็อาจไม่มีความหมายในทางปฏิบัติ การมีทางเลือกจึงต้องมาพร้อมบรรยากาศ ที่ยอมรับการเลือกนั้นจริง ๆ ผู้จัดอาจเสนอให้เลือกเคลื่อนไหวในระดับที่สะดวก ช่วยสังเกตการทำงานของทีม หรือร่วมกิจกรรมรูปแบบอื่นที่ตอบเป้าหมายเดียวกัน โดยไม่ทำให้บทบาทใดถูกมองว่ามีคุณค่าน้อยกว่า
กิจกรรมทางอารมณ์ควรเคารพเรื่องส่วนตัว
น้ำตาอาจเกิดขึ้นเมื่อผู้เข้าร่วมทบทวนประสบการณ์หรือรับฟังเรื่องราวที่มีความหมาย แต่ไม่ควรกำหนด ให้การร้องไห้เป็นเครื่องชี้วัดความสำเร็จของการอบรม และไม่ควรตีความว่าคนที่ไม่ร้องไห้ไม่เปิดใจ หรือไม่เห็นคุณค่าของกิจกรรม
กิจกรรมที่กล่าวถึงครอบครัว ความสูญเสีย หรือความสัมพันธ์ควรระมัดระวังเป็นพิเศษ เพราะเราไม่รู้ ประสบการณ์ของทุกคน ผู้เข้าร่วมควรเลือกได้ว่าจะเขียนเก็บไว้ แบ่งปันเฉพาะส่วนที่พร้อม หรือขอผ่าน โดยไม่ต้องอธิบายเรื่องส่วนตัวต่อหน้ากลุ่ม หลักคิดนี้ควรใช้ทั้งในการอบรมผู้ใหญ่และกิจกรรมสำหรับเด็ก หรือเยาวชน
เรื่องการถ่ายภาพและเผยแพร่ก็ควรสื่อสารให้ชัด โดยเฉพาะช่วงที่มีการเปิดเผยความรู้สึกส่วนตัว ผู้จัดควรขออนุญาตอย่างเหมาะสม และไม่ถือว่าการเข้าร่วมงานเท่ากับยินยอมให้เผยแพร่ทุกช่วงของกิจกรรม
ออกแบบจากโจทย์ทีมแล้วจึงเลือกกิจกรรม
ก่อนเริ่มเลือกเกม ฝ่าย HR และผู้จัดควรตกลงร่วมกันว่าต้องการเห็นพฤติกรรมใด เช่น ฟังกันจนจบ ถามเพื่อทำความเข้าใจ แบ่งบทบาทให้ชัด หรือร่วมตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัด จากนั้นจึงเลือกกิจกรรม ที่เปิดโอกาสให้ฝึกพฤติกรรมนั้น
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นแนวทางออกแบบ สามารถปรับตามจำนวนคน เวลา สถานที่ และความพร้อมของ ผู้เข้าร่วม
เมื่อคนต่างแผนกยังไม่รู้จักกัน
ให้จับคู่สนทนาว่าแต่ละคนรับผิดชอบงานอะไร และอยากให้แผนกอื่นเข้าใจข้อจำกัดใด เกี่ยวกับ งานของตน จากนั้นแลกเปลี่ยนสิ่งที่ได้เรียนรู้โดยขออนุญาตคู่สนทนาก่อน วิธีนี้ช่วยเริ่มต้นบทสนทนา จากเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำงานโดยตรง
เมื่อทีมต้องการฝึกการสื่อสาร
ให้ทีมสร้างชิ้นงานจากข้อมูลที่สมาชิกได้รับแตกต่างกัน แล้วทบทวนว่าแต่ละคนสื่อสารอย่างไร มีช่วงใดที่คาดเดาแทนการถาม และทีมตรวจสอบความเข้าใจร่วมกันหรือไม่ คุณค่าของกิจกรรมอยู่ที่ การสังเกตกระบวนการและบทเรียนที่นำไปใช้ต่อได้
เมื่อทีมต้องตัดสินใจร่วมกัน
ใช้สถานการณ์จำลองที่มีทรัพยากรจำกัด ให้สมาชิกเสนอเหตุผลและตกลงทางเลือกร่วมกัน หลังจบควรชวนดูว่าใครมีโอกาสพูด ความเห็นต่างได้รับการรับฟังเพียงใด และทีมใช้เกณฑ์ใดตัดสินใจ แทนการสนใจเฉพาะทีมที่ชนะ
ถอดบทเรียนให้เชื่อมกับการทำงานจริง
หลังจบกิจกรรม วิทยากรควรเผื่อเวลาสำหรับการถอดบทเรียน หรือ Debrief โดยชวนผู้เข้าร่วม เล่าสิ่งที่เกิดขึ้น วิเคราะห์วิธีทำงานร่วมกัน และระบุสิ่งที่จะทดลองปรับใช้ในงาน ตัวอย่างคำถามคือ ช่วงไหนที่ ทีมเข้าใจไม่ตรงกัน เรารู้ได้อย่างไร และครั้งต่อไปจะตรวจสอบความเข้าใจกันด้วยวิธีใด
ก่อนจบ อาจให้ทีมเลือกพฤติกรรมที่ต้องการทดลองหนึ่งเรื่อง เช่น สรุปผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา ทุกครั้งหลังประชุม แล้วตกลงว่าจะกลับมาทบทวนเมื่อใด การติดตามเช่นนี้ช่วยให้ทีมมีจุดอ้างอิงในการประเมิน การนำบทเรียนไปใช้ โดยไม่คาดหวังว่ากิจกรรมครั้งเดียวจะแก้ปัญหาองค์กรทั้งหมด
ห้าคำถามที่ HR ควรถามก่อนเลือกกิจกรรม
- กิจกรรมนี้ตอบเป้าหมายการเรียนรู้ข้อใด และผู้เข้าร่วมจะได้ฝึกอะไร
- เหมาะกับจำนวนคน ลักษณะงาน และข้อจำกัดของผู้เข้าร่วมหรือไม่
- หากใครไม่สะดวกเข้าร่วมบางส่วน มีทางเลือกที่เหมาะสมอย่างไร
- มีเวลาถอดบทเรียนและเชื่อมกับสถานการณ์ทำงานจริงเพียงพอหรือไม่
- จะรับฟังความคิดเห็นและติดตามการนำบทเรียนไปใช้อย่างไร
เลือกกิจกรรมที่ให้คนมีส่วนร่วมได้อย่างมีความหมาย
ความสนุกมีคุณค่าเมื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมพร้อมเรียนรู้ และเกิดขึ้นในบรรยากาศที่เคารพกัน การออกแบบกิจกรรมจึงควรเปิดพื้นที่ให้ทั้งคนกล้าแสดงออกและคนที่ต้องการเวลาคิด มีโอกาส ร่วมสร้างประสบการณ์ของทีม
สำหรับองค์กรที่กำลังวางแผน Team Building หรือ In-House Training สามารถเริ่มต้นพูดคุยกับ HTAG Learning จากเป้าหมายของทีม จำนวนผู้เข้าร่วม เวลา และข้อจำกัด เพื่อหารูปแบบกิจกรรมที่เหมาะ กับบริบทองค์กร ปรึกษาการออกแบบกิจกรรมสำหรับทีมของคุณได้ที่ htaglearning.com